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INVITER LE BÉNÉFICIAIRE DE L’APPUI À ÉCRIRE UN DÉROULÉ POUR LA REN-
CONTRE AINSI QU’UN PROGRAMME DÉTAILLÉ. Inviter le bénéficiaire de l’appui
à finaliser l’ordre du jour avec les partenaires en étant attentif à l’alternance de
séquences de découverte, de partage et de travail.

G ) Fil conducteur pour l’organisation d’une rencontre / réunion / session de formation - Cap Rural -
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À L’ISSUE DE CE TRAVAIL, ET EN AMONT DE LA RENCONTRE, RAPPELER AU BÉNÉ-
FICIAIRE DE L’APPUI DE FAIRE VALIDER AUX DÉCIDEURS DE CHAQUE PARTENAIRE,
AVANT ENVOI À TOUS LES PARTICIPANTS :
• une proposition de déroulé ;
• les enjeux identifiés ainsi que les résultats qui pourraient en être attendus au regard
des stratégies de chacun ;
• les points qu’il serait intéressant de travailler, ainsi que les productions matérielles
souhaitées ;
• l’estimation des moyens nécessaires pour une rencontre dans de bonnes conditions.
M

AIDE-MÉMOIRE DES QUESTIONS UTILES À LA PRÉPARATION DU PROGRAMME
LORS DE LA PREMIÈRE RENCONTRE AVEC LES PARTENAIRES
DÉFINIR ET DÉTAILLER, POUR LE JOUR J :
• grandes lignes du projet ;
• objectifs, attentes et livrables de la rencontre ;
• liste détaillée des participants de la rencontre ;
• ordre du jour et programme de la rencontre ;
• budget et répartition des dépenses relatives à la première rencontre ;
• répartition des rôles pour la préparation et pour le jour J : « qui fait quoi quand ? »
(partage des responsabilités) ;
• organisation logistique (moyens d’hébergement, moyens d’accès, etc.) ;
• suites envisagées.

FAIRE VALIDER PAR ÉCRIT AUX PARTICIPANTS.

Exemple d'ordre du jour pour la première rencontre avec les partenaires :
• présentation des participants ;
• présentation réciproque des partenaires (groupe/structure/territoire, organisations
administratives, etc.) ;
• expression des objectifs individuels et communs du projet de coopération, de la pre-
mière rencontre ;
• présentation du pré-projet : base de travail et d’échanges ;
• définition des rôles et répartition des responsabilités entre partenaires : budget et
questions financières, calendrier de réalisation, mode de fonctionnement, gouver-
nance du projet (chef de file, coordination tournante…) ;
• autres points déterminants pour la suite.

QUI FAIT QUOI ? POURQUOI ? POUR QUI ? QUOI ? OÙ ? QUAND ? COMMENT ? COMBIEN ?
G ) Matrice des responsabilités - page 107
) Fiche technique : analyser qui fait quoi - Cap Rural - page 108

B
LES ÉTAPES CLÉS DE L’APPUI À LA COOPÉRATION 58